思考の書

【読書Lv.15】効率の悪い作業は「マニュアル化」することで解決できる!『レバレッジ・シンキング』

どうも、マニュアル対応が苦手!の、しだゆう(@araShidayuuKi)です!

今日紹介する1冊はこちら↓↓

『レバレッジ・シンキング-無限大の成果を生み出す4つの自己投資術』本田 直之

 

本書は「時間と労力を減らし、成果と収入を増やすための考え方」を紹介しております!


著者を簡単に紹介すると

  • レバレッジコンサルティング株式会社代表取締役
  • アカデミー・デュ・ヴァン講師
  • 明治大学・上智大学非常勤講師

という経歴の持ち主です。

レバレッジシリーズ」の著書をはじめ、そのほかにも多数出版しています。

過去記事にて、「レバレッジ・リーディング」の書評をしておりますので、こちらも参考にしてみてください↓↓

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今回、本書から紹介する内容は、、

「仕事の効率が良くないと自覚している、、」

「もっと効率よく進めたいけど、、」

「同じものをいちいち作るの面倒くさいし、時間の無駄、、」

と考え悩んでいる、そんな人に読んでもらいたい内容です!

 

とはいえ、作業を効率よく進めたい、とは普段から考えていることですよね。

では、どうするのが一番効率がいいのか、、

 

さっそく紹介していきます!

「マニュアル化」があなたの作業を楽にする!

あなたの過去の経験で、

仕事や作業をしたときに「上手くいった!効率よくできた!!」というような成功体験はあるだろうか?

ちゃんば
ちゃんば
そりゃあるよ!!そん時はやった〜!って思うよね!
しだゆう
しだゆう
そうだよね!誰しもがそんな経験をしているよね。けどその後ってどうしてる??
ちゃんば
ちゃんば
その後??別になにもしないよ!ただ誰よりも早く終わって優越感にひたっているのさ!

小さな仕事や作業でも構いません、、人より上手くできた!と思い、心の中で喜んだ経験はありませんか?

 

そんな時って、その後はどういう行動をとりますか??

ただ喜んで、また違う作業や仕事を進めてしまいますでしょうか?

 

今までの私ですと、間違いなくただ喜んで、次の仕事や作業に取り掛かってしまいます。

なぜなら、この作業は上手くいった!だから次に進めよう!と考えたからです。

 

逆に、人よりも上手くできなかった、、効率よくできなかった、、という経験の場合はどうだろうか??

ちゃんば
ちゃんば
えっ!?そんな時はどうしたらいいんだろう、、て悩むなぁ。。
しだゆう
しだゆう
だよね、、自分もよく悩みすぎて頭から煙が出ることあるよ、、w
ちゃんば
ちゃんば
煙までは出ないでしょw上手くできてる人いないかなぁ〜って探すかな?
しだゆう
しだゆう
そうだね!そうしないと頭のモヤモヤが晴れないもんね。

なぜ上手くできなかったんだ?

あの人はどうやって上手くやったんだろう??

 

と興味が湧いてきて、試行錯誤してみないだろうか?

そうやって考え、上手くいった人の方法を真似してみて、スッキリした!という経験は誰しもあると思います。

 

なぜ過去の経験をひっぱりだし、考えてもらったのかというと、

理由は、上手くいった体験は上手くいった理由を考えないから、です。

 

日頃から時間に追われ、次の作業のことを考えると頭がいっぱいになる、なんて人も多いと思います。

だからこそ、上手くいった体験というのは、深掘りされずに捨てられてしまう、のです。

 

同じ人が同じ作業に取り掛かれば、上手くいった体験を思い出しながら、素早く作業ができると思います。

ですが、別の人が作業をするとなると、またしても同じ失敗を繰り返す可能性があります。

 

たとえ過去に同じ作業をしたとしても、1年前の作業であれば再び失敗を繰り返す可能性もあります。

同じ失敗を繰り返さないためにも、上手くできた方法をマニュアル化できていたら、どうなるでしょう?

 

そのマニュアルに目を通していれば、誰でも無駄な時間をかけずにスムーズに作業することが可能になる、ということです。

本書では、楽天の「成功のコンセプト」には、

「仮説→実行→検証→仕組み化(マニュアル化)」

がある、と紹介しており

通常の会社であれば、

検証まではしたとしても、その後の仕組み化(マニュアル化)まではやらないところが多い

と伝えております。

 

楽天という会社が、知らない人がいないほどの大企業となった理由が、少しでも理解できたのではないでしょうか?

それくらい、マニュアル化することが大切だということです!

 

では、マニュアル化することの具体的なメリットとは一体なんなのか?

マニュアル化のメリットについて

ちゃんば
ちゃんば
う〜ん、、マニュアル化のメリットかぁ、、考えたことないなぁ。
しだゆう
しだゆう
マニュアルがあると、1から考えなくてよいっていうメリットがあるよ!
ちゃんば
ちゃんば
1から考えなくてよい、とは??
しだゆう
しだゆう
レストランなんかで、お客様が来店したら「いらっしゃいませ!」って言うのがマニュアルの一つだよ!
ちゃんば
ちゃんば
あぁ〜!そういうことか!普段のクセで「おうっ!」って言ったら、あちゃーってなるもんねw
しだゆう
しだゆう
そうそうw伝える言葉が決まってたら考えなくていいし、誰でも応用できるからね!

マニュアル化のメリットは

  1. 少ない労力で成果があがる
  2. その作業を誰かに任せることができる

です!

 

毎回やり方を考える必要がなくなることで、労力を減らすことができます!

そして自分でやるにしても、誰かに任せるにしても、マニュアル化していれば誰でも時間をかけずに成果をだすことができるのです!

 

ただし、この方法は自分が編み出した方法なんだから、他の人になんて教えたくない!と思ってしまうかもしれません。。

他の人に教えたことで、売り上げNo.1の座を奪われてしまうかもしれません、、

 

ですが、その方法を編み出せた才能ある人なら、次なる方法を考える余裕があるってものです!

なぜなら、新しく売り上げNo.1になれた人は、あなたのマニュアルが最強だと思い、実践しつづけるからです。

あなたは、そのマニュアルを次のステップに飛躍させる方法を編み出せばいいだけです!

 

それが最強だ!と思っていれば、それ以上のものは生まれません!

常にもっといい方法がある!と考え続ければ、さらなる方法が生まれるでしょう!

 

話は少しそれてしまいましたが、、

では、どうやってマニュアル化すればいいのか?

作業せずに、マニュアル作りに時間をかける!

失敗した経験や、成功した経験をそのままにしないこと、が第1条件となります。

 

失敗・成功した理由を分析することで、どういう形にすればいいのか、が見えてきます。

 

毎日提出しなければいけない書類があるとして、

毎日同じ文章を入力するのは面倒ですし、時間がかかります。

 

その文章を1つのテンプレートにしてしまって、入力する手間を省きます。

毎回変化のある部分だけを変更するようにしておくだけで、かなりの作業が削減されたことになります。

 

メールの作成についても同じことが言えます!

冒頭の挨拶文や、署名の内容はほとんど毎度同じなはずです。

 

そんな作業をいちいち入力してはいけません。

それをマニュアル化しておくことで、その作業を省略することができます!

 

メール1通作成するのに10分もかけている、なんて人がいたら、改善の余地があるのでぜひ実行してみてください。

マニュアル化に関しては色々な方法があります!

 

署名という機能を利用したり、辞書に登録する方法があったり、、

調べれば色々な情報が出てきますので、この際にぜひググってみてください!

ちゃんば
ちゃんば
なるほどね〜!マニュアル化するのってめちゃくちゃ便利だね!
しだゆう
しだゆう
使い方さえ間違わなければ、めちゃくちゃ便利なんだよ!仕事の効率化にはもってこいなのさ!
しだゆう
しだゆう
だけど欠点があってね、、それはマニュアルを作るのは時間がかかるのよ、、
ちゃんば
ちゃんば
えっ!マニュアル作るのって時間かかるの??
しだゆう
しだゆう
そうなのよ。だから日々時間に追われている人だと、時間がかかるマニュアル作りっていうのは抵抗がある作業になるんだ。
ちゃんば
ちゃんば
へぇ〜、、けど時間短縮になるじゃんか!!
しだゆう
しだゆう
そうなの!長期的な目線で考えれば絶対に必要な作業なんだけど、短期的な目線でしか考えられないと、その都度作業した方がいいじゃん!って考え方になるんだよ。

ただし、マニュアル作りには時間がかかります。

今までの作業の時間が1時間だとすると、2~3時間ほどかかる可能性は大いにあり得ます。

 

ですが、マニュアル化をしてしまえば、1時間かかっていた作業を10分ほどに縮めることだって可能になるのです!

それが毎日の作業だとしたら、1時間を10分に縮めることができたら、かなりの作業効率アップにつながったといえます!

 

仕事でももちろん、マニュアル化することで作業効率をあげることは可能です。

ですが、時間がかかる、、という理由でマニュアル化できていないのも事実です。

 

マニュアル化するメリットをしっかりと理解できていれば、今後の働き方も大いに変わってきます。

自分がマニュアルを作り、仕事の効率をアップできたら、あなた自身も時間に追われることも少なくなることでしょう!

 

マニュアルを作れる人は、その作業をしている人だけです。

1度作業の手をとめて、考える時間をつくってみましょう!

逆算発想のチェックリストを活用する!

旅行に行くときだったり、実家に帰省する、なんてことはあると思います。

本書では「出張の際に何を持って行くかをチェックリストにしている」と伝えております。

 

わたしも実家に泊まりに行くことはよくあるため、アレやコレを忘れた経験がよくありますw

この逆算発想のチェックリストを活用すれば、その都度考える時間も必要ありません!

 

しかも、忘れるリスクも防げるという優れものです!!

チェックリストの作成方法も簡単です!

 

作成手順としては

  1. 必ず持って行くものをリストアップする
  2. そのリストをチェックリストに落とし込む
  3. 旅行に行く際はそのチェックリストを活用する

ただそれだけです!

ちゃんば
ちゃんば
へぇ〜!めちゃくちゃ簡単にできちゃうじゃん!おかあちゃんに教えてあげなきゃ!
しだゆう
しだゆう
そうだね!よく忘れ物して「さ〜さっ!」って言ってるもんねw

チェックリストという形で、マニュアル化してみるのも1つの方法です!

ぜひとも自分流で利用してみてください!

マニュアルが嫌われる理由とは

しだゆう
しだゆう
イラッシャイマセコンニチワー、って心のない言い方している店員さんいる店あるけど、嫌いなんだよね
ちゃんば
ちゃんば
えっ、ロボットじゃなくて人間がいってるの??
しだゆう
しだゆう
そうだよ!人間がロボットみたいな血の通ってない感じで、ただ言ってるってだけのお店がよくあるんだよ
ちゃんば
ちゃんば
へぇ〜、、そんなお店あるんだね。。店長さんとか注意しないんかね??
しだゆう
しだゆう
店長さんも別にいいや、って思っているのかも。。けどそれ自体が店の評判下げてると思うべきなんだけどね。

私個人的な見解では、マニュアルという言葉はあまり好きではありませんw

なぜかというと、「マニュアル対応」という言葉があるとおり、マニュアル通りにしか行動しない店員がいたりするからです。

 

しかしながら本書では、

マニュアルの本来の目的は、一定の仕事レベルにまで全てのスタッフの能力を引き上げること

と伝えています。

 

さらに、

マニュアルというベースがあったうえで、個々がマニュアルを超えた対応をしていくとよいのです。

と続けております。

 

まさしくその通りですよね。

マニュアルの目的は、全てのスタッフの能力を一定にすること、なのだから世の中の使い方としては正しいです。

 

ですが、ロボットのような温かみのないスタッフは、「ベースが全て」と思い込んでいる、ということですね。

伝える側の人も、マニュアルを超えた対応について、もしっかりと伝えていかないといけないということです!

 

自分がロボットのようなマニュアル人間になっていないだろうか?

もし感じる部分があったら、それを改善することであなたの印象は大きく変わるきっかけになります!

 

間違った使い方ではなく、マニュアルは正しい使い方をしていきましょう!

まとめ

『レバレッジ・シンキング-無限大の成果を生み出す4つの自己投資術』本田 直之
いかがでしたでしょうか??

以下はまとめとして

  • 「マニュアル化」があなたの作業を楽にする
  • マニュアル化のメリットについて
  • 作業せずに、マニュアル作りに時間をかける
  • 逆算発想のチェックリストについて
  • マニュアルが嫌われる理由

という内容でお送りいたしました。

 

本書は上記以外にも

  • ビジネスパーソンのトレーニング不足について
  • 時間のルーチン化について
  • 睡眠の科学について
  • 1から100を生む方法について
  • 自分のブランディングを行う方法について
  • タスクに制限時間を設ける必要性について

などが書かれています。

 

著者である本田直之さんは、自身のことを「面倒くさがりで何事も遠回りすることが嫌い」と伝えております。

だからこそ、レバレッジ・シンキングという考え方が生まれた、と言えます!

 

遠回りしちゃって嬉しい気持ちになる人なんていないですよね、、私自身もそうです、、

面倒くさいのも嫌いですし、、w

 

だからこそ学ぶことが多くありましたし、ぶっちゃけ伝えきれません!

もっと深く内容を知りたい方は、ぜひ手にとって読んでみることをオススメします!

 

本書を別の切り口で書評しているブログもご紹介します!!

毎日1冊書評するブログ、柿田ピントさんの「かきぴりある。」です。

めちゃくちゃ参考になる記事なので、ぜひ読んでみてください!

しだゆう
しだゆう
さいごまで読んでいただき、ありがとうございました!
ちゃんば
ちゃんば
次回からはライティングスキルの本の書評をするよ!読んでレベルアップするよっ!
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shidayuu
元バンドマンで読書・書評をしている函館在住32歳、しだゆうと申します! このブログでは主に読書した内容を元に、「ヒラメキを発信する」をテーマとして毎日更新しています。 書評をメインに、たまに元バンドマンの知識を発信していきます! あなたの役に立てる記事を書いていきます!